電子通訊幫助

1. 基本步驟
2. 批量匯入電郵地址
3. 發送給測試電郵地址
4. 每次最多能發送給多少個電郵地址?
5. 發送給 >50000 電郵地址
6. 電子通訊會變成垃圾郵件?
7. 允許重複的電郵地址嗎?
8. 什麼是 '重置'? 同一封電子通訊會被發送給同一個電郵地址兩次嗎?
9. 電子通訊的內容格式限制。 為什麼不能使用 CSS 和 Javascript?
10. 如何在電子通訊加入圖片及檔案?
11. 如何在文字或圖片加入連結?
12. 電郵過濾


 
 

基本步驟

1. 在左面菜單,選 組別 / 部門,分配你自己的類別或組群。 我們建議你分配一個叫 "測試" 的組群。 你一共有 30組群可供分配。

2. 在左面菜單,選 新增 / 匯出,輸入或匯入電郵地址。 你可以嘗試輸入你同事的電郵地址至 "測試" 組群。

3. 在左面菜單,選 發送,準備發出第一封電郵。
a.) 你必須填寫有星 '*' 的項目
b.) 填寫適當的姓名
c.) 要發送電郵,你須要先按 預覽,之後在同一位置再按 立即發送

我們提供免費的上門咨詢服務,但只限香港地區。 如果你想我們的同事免費給你示範如何充分利用 熊貓辦公室 幫助你的業務,請即
聯絡我們.

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批量匯入電郵地址

1. 首先,用 Excel 創建根據以下格式的工作表:
欄目 A: 組別名稱
欄目 B: 英文逗號 ',' (不要輸入中文全形逗號',')
欄目 C: 電郵地址
欄目 D: 英文逗號 ','
欄目 E: 收件人姓名
欄目 D 及 欄目 E 是選項,不一定要有

看以下圖例



2. 注意! 在你匯入電郵地址前,你必須先創建組別。 在
電子通訊 組別 / 部門 先創建組別。
組別 / 部門 名稱必須要和你在 Excel 內輸入的完全一樣
例如, 你在 Excel 輸入了 "上午A班", 在系統內, "上午a班", "上午 A 班", "上午 A班" 等等都會被視為不同的組別



3. 完成創建組別後,你可以在 Excel 選取你需要匯入的範圍複製,貼上 電子通訊 新增 / 匯出 內的 批量匯入



4. 我們建議你選擇 顯示詳細錯誤,系統便會在不能匯入電郵地址時顯示相關原因。點擊 新增 開始匯入。



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發送給測試電郵地址

在你正式發送你的電子通訊前, 你應該先嘗試發送給自己或同事看看有沒有什麼問題。 你可以把測試用的電郵地址填入發送到以下電郵作測試,以逗號分隔電郵地址,最多7個電郵。 在測試模式下, 系統只會發給你填入的電郵地址, 而不會發送給 收件人 內的電郵地址。 同時, 系統亦會解除 保留發送內容及觀看統計, 即是你用作測試的電子通訊會立即被發送 (實時發送).

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每次最多能發送給多少個電郵地址?

如果你選取了 保留發送內容及觀看統計, 你一次可以發送給最多 50,000 電郵地址。 在這模式下, 系統會首先實時發送給頭 500 個電郵地址, 其餘的(即剩餘的最多 45,000個)會自行分批發送 (批次作業)。

如果你不選取 保留發送內容及觀看統計, 系統只會實時發給 收件人 內的頭 1,000 個電郵地址。

每一次發送, 你只能選擇一組 收件人

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發送給 >50000 電郵地址

如果你同一組內有超過 50,000 個電郵地址, 你須要重複整個發送程序直止所有電郵地址都被發送。 例如, 你在某一組內有 120,000 個電郵地址, 你便須要重複整個程序 3 次 (50,000 + 50,000 + 20,000)

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電子通訊會變成垃圾郵件?

很難說, 有時會視乎你填的 主題 及發件人電郵地址。 反立圾郵件的程序會根據你的主題及發件人電郵地址決定這是否垃圾郵件。 有時, 反立圾郵件的程序會在我們不能控制的理由下把你的電子通訊歸類為垃圾郵件。 我們提供更高級的方法以免你的郵件變成垃圾郵件, 查詢請
聯絡我們

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允許重複的電郵地址嗎?

在同一組內, 電郵地址是不可以重複的。 但同一個電郵地址可以出現在不同的組別, 因此如果你把同一封電子通訊發給多過一組, 同一個電郵地址有可能收到你的通訊兩次或更多。

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什麼是 '重置'? 同一封電子通訊會被發送給同一個電郵地址兩次嗎?

在同一組內, 當一個電郵地址被發送後, 系統便不會再發送給它, 直到你在 統計重置 或者 全部重置 為止。 你可以在 統計 內看到有關的發送詳細資料。

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電子通訊的內容格式限制。 為什麼不能使用 CSS 和 Javascript?

我們容許 richtext 格式 (默認設定) 或純 HTML 格式, 以 UTF8 編碼。 要使用純 HTML 格式, 按在文字框上的 您可以選用全 HTML 編輯。 如果你的電子通訊含有 CSS 或 Javascript 等, 你必須用純 HTML 格式編寫。

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如何在電子通訊加入圖片及檔案?

我們不允許直接的附件載入 (MIME) 因為這樣會發得很慢, 浪費系統資源及你的時間, 同時收件人亦會覺得你很討厭。 反之, 我們提供了一套完整的配套, 讓你在電子通訊內加入任何大小的圖片及檔案。

A. 第一步 - 上載你的圖片/檔案

  1. 檔案 -> 分享檔案
  2. 填入主題
  3. 記得在 哪些人可以下載? 選取 任何人
  4. 瀏覽 加入你想上載的圖片。 你可以加入多張圖片。 想使用更方便的介面, 請嘗試使用 分享大檔案
  5. 保存變更 完成
  1. 完成後按小圖下面的小箭咀
  2. 把這張圖片的連結 (URL) 複製 (Ctrl-C/Ctrl-V 或滑鼠右鍵 複製/貼上) 至其他地方, 例如是 共享記事本。 如果你有多張圖片, 把所有圖片的連結都分別複製。

B. 送出電子通訊

  1. 電子通訊 內按 發送
  2. 選擇 收件人
  3. 填入主題
  4. 按文字編輯工具下的小樹圖案
  5. 現在可以將你複製的連結 (URL) 輸入到這裡...
  6. 插入
  7. 不用理會警告提示, 按 OK。 如果你有多過一張圖片, 重複這個動作。
  8. 預覽。 你會看到一個預覽視窗。 如果沒有問題, 可以把它關閉。
  9. 立即發送 完成整個程序。

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如何在文字或圖片加入連結?

  1. 選擇你想加入連結的文字或圖片
  2. 按編輯工具下"小鎖鏈"圖案。 要解除連結,按其右邊的圖案
  3. 輸入完整的網址,例, e.g. http://     ftp://     mailto://
  4. 插入

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電郵過濾


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